Как правильно организовать кофе-брейк

21.03.2016 4,703 Просмотров

Современный мир невозможно представить без множества офисов и предприятий, которые управляют производством. Очень часто их работники вынуждены собираться на всевозможные конференции и вести переговоры, для того, чтобы их работа продвигалась успешно. На таких совещаниях уходит много времени и эмоциональных сил. Чтобы не устать, офисных сотрудников выручает кофе-брейк.

Кофе-брейк, как пишется в книге Б. Канапьянова, это пятнадцатиминутный перерыв, во время которого зарождаются самые интересные, уникальные, «десертные» мысли, которые так необходимы для успешного завершения переговоров. В наше время кофе-брейк – это пауза необязательно на пятнадцать минут, но она всегда приносит освежение и приток новых сил и идей.

К тому же, если организовать кофе-брейк на конференцию, то сотрудники не только отдохнут, но и смогут наладить лучший контакт в коллективе, больше сблизиться, что, безусловно, поспособствует их дальнейшей слаженной работе.

В Европе кофе-брейк стал традицией. Ни один руководитель не отказывается от мини-перемены, которая помогает освежить голову. Уже более десяти лет назад американские ученые провели эксперимент, в котором приняло более 200 организаций. Они были поделены на 2 группы. Одна делала 15-минутные перерывы 2 раза за день, а другая группа работала без остановок. Результат никого не удивил. К концу рабочего дня вторая группа была в обессиленном состоянии, зато первая была готова к новым достижениям.

Кофе-брейк очень полезен людям, которые работают с компьютером. Довольно часто к концу рабочего времени у сотрудников краснеют глаза, и болят шейные позвонки. Руководителю стоит обязательно продумать небольшие перерывы для наилучшего результата в работе.

Но кофе-брейк – это не только перерыв между работой. Сегодня его зачастую используют и в других случаях, но все по порядку.

Происхождения кофе-брейка

Название этого мероприятия берет свое начало с английских слов coffee break, под которыми подразумевается перерыв, перекур, пауза во время работы или мероприятия. Такие перерывы появились в 1936 году в Соединенных Штатах. В то время с помощью таких пауз делали рекламу кофейного напитка, что служило для пользы производителя кофе.

1850: A servant serves coffee to a group of Yemeni coffee merchants who have set up camp in the desert on their way to Mocha. (Photo by Hulton Archive/Getty Images)

Традиция проведения кофе-брейка одна по всему миру, и полюбили его во всех странах. Одно из первых правил – ограниченное время, которое выделяется на кофе-брейк. Евростандарт длительности такого перерыва: минимум пятнадцать, а максимум – сорок минут. Также традиционным является количество блюд, которые следует поставить на стол.

Особенности проведения кофе-брейка

Те, кто бывал на разных подобных перерывах может с уверенностью сказать, что хотя и пятнадцати минут маловато, чтобы отдохнуть, не стоит и затягивать надолго кофе брейк. Что это меняет? Если пауза очень долгая, то теряется серьезность мероприятия и сотрудники будут уже не такими сконцентрированными, что несомненно отразиться на дальнейшем успехе переговоров. Поэтому следует быть уравновешенными, решая длительность кофе-тайма.

Проводить кофе-брейк очень практично еще и потому, что для этого нет необходимости всем сотрудникам занимать свои места. На кофе-таймах не принято именовать порции и места каждому гостю лично. Люди могут пройтись, постоять, самостоятельно выбрать себе блюдо или напиток. Принцип проведения кофе-брейка тот же, что и у фуршета. Это и расслабляет офисных работников, которые уже засиделись в своем рабочем кресле.

Некоторые рестораны предлагают услугу организации кофе-брейка с выездом. Они сервируют столы, выполняют нарезку овощей и фруктов, разливают напитки, готовят и подают закуски, контролируют проведение кофе-брейка и убирают после его окончания. Эта услуга называется кайтерингом. Главная сложность организации кофе-брейка в том, что блюд не должно быть много, ведь это не свадьба, на которой столы ломятся. Однако нужно так составить меню и подать блюда, чтобы все присутствующие остались довольными.

Виды меню на кофе-брейк

В зависимости от того, на какого рода мероприятии будет организовываться такой перерыв, будет решаться, какие блюда и напитки готовить на кофе-брейк. Меню может иметь несколько вариантов:

• Безалкогольная кофе-пауза. Во время такого перерыва на столе следует поставить кофе, чаи, разные напитки, не содержащие алкоголя (по желанию). Для кофе желательны сливки и сахар. Не обойдется и без бутербродов, изделий из теста, конфет и десертов. Что касается бутербродов, то делать их лучше небольшими порциями, так как на работе зачастую люди комплексуют по различным поводам.
• Алкогольная кофе-пауза. В этом случае помимо всего упомянутого выше на стол поставят и напитки, содержащие алкоголь. К ним следует подать и закуски, отдавая преимущество горячим.

На то, какие блюда будут вписаны в меню, во многом влияет время года, в которое проводится мероприятие. Например, если кофе-брейк устраивается в жаркий летний день, то вряд ли присутствующие захотят принимать тяжелую пищу. Скорее они склонятся к фруктам, овощам, сокам и воде. В холодное же время года больше вероятности, что гости будут рады закускам и даже сытным горячим блюдам.

Безалкогольное меню

Следует включить в безалкогольное меню на кофе-паузу:

• Изделия из теста. Зачастую перерывы обходятся слойками, кексами, ватрушками и круассанами.
• Закуски на кофе-брейк безалкогольных напитков следует подавать только легкие. Желательно наличие овощей, фруктов, канапе, тарталеток.
• Напитки, не содержащие алкоголь. Это может быть газированная или негазированная минеральная води и разные соки из фруктов.
• Чай должен быть нескольких видов. Не обойдется без черного, зеленого и травяного.
• Кофе тоже желательно предоставить нескольких видов и сортов, а также дополнить его сливками.

Алкогольное меню

В алкогольное меню для кофе-паузы входит:

• Сэндвич. Это может быть сэндвич с курицей, свежими огурцами, майонезом или листьями салата.
• Кондитерские изделия можно поставить на стол такие же, как и в безалкогольном меню (слойки, печенье, булочки).
• Желательно предоставить достаточно яблок, ананасов, апельсинов, груш, винограда и прочих фруктов.
• Хорошо было бы запастись клубникой, малиной, черешней, голубикой и другими ягодами.
• Из овощей уместными будут помидоры и огурцы.
• Из напитков, помимо минеральной воды, кофе, чая и разнообразия соков, следует поставить на стол красное вино.

Кто займется организацией кофе-брейка

Не так просто, как может казаться, проходит организация таких мероприятий, как выездной кофе-брейк. Что это такое не понаслышке знают работники выездных ресторанов, которые всегда готовы предоставить свои услуги. Зачастую персонал кейтеринга старается в первую очередь максимально сотрудничать с заказчиками. Благодаря этому кофе-паузы проходят на высшем уровне.

Та компания, которая организовывает мероприятие, должна внимательно изучить ее тематику и суть. Также нужно взять во внимание особенности и предпочтения людей, которые будут на нем присутствовать. Часто для того, чтобы мероприятие прошло организованно и успешно, нужно создать для него сценарий или, как минимум, план. В этот сценарий следует вписать кофе-брейк именно тогда, когда предполагается, что присутствующие захотят отдохнуть и отвлечься.

Для проведения кофе-брейка желательно выделить отдельную комнату в здании. Если такой возможности нет, вполне уместно организовать такой перерыв и в углу (или другом подходящем свободном месте) помещения, в котором проходит мероприятие, но пренебрегать таким приятным мероприятием ни в коем случае не стоит, тем более если вы сидите над заключением очень важной сделки. Ваши партнеры оценят такой перерыв в работе.

Если конференция длится долгое время, и одного кофе-брейка кажется маловато, можно добавить в сценарий и ланч. Во время ланча подаются как холодные, так и горячие блюда. Это будет уместно особенно тогда, когда мероприятие длиться целый день. В таком случае лучше устроить кофе-брейк в первой половине дня, а ланч – во второй.

К организации кофе-брейка следует относиться серьезно и ответственно. Ведь от того, насколько высокий уровень обслуживания на мероприятии и какие блюда поданы на столе, отчасти зависит успех его проведения. Кофе-брейк делает репутацию организаторам конференции, благодаря чему присутствующие могут быть к ним особо благосклонны.

Кофе-брейк — что это, правильная организация coffee break

Каждые 5 минут в мире выпивают около 2 млн чашек ароматного кофейного напитка. Ежедневный кофе-брейк превратился из традиции в обязательную часть официального мероприятия. Он позволяет расслабиться и насладиться общением. При организации такого отдыха учитывают правила, которые касаются места проведения, обслуживания, меню и сервировки.

История возникновения

Традиция берет начало в городе Стоун штата Висконсин в конце XIX в. Первыми такой перерыв устроили жены норвежских переселенцев. Позже местные жители основали фестиваль Stoughton Coffee Break, который проводится ежегодно с 1880 г. Популяризовало встречи за чашкой кофе Панамериканское кофейное бюро, чтобы привлечь внимание жителей Америки к зернам. В 1936 г. после проведения рекламной кампании американцы стали прерываться на кофе-брейк во время деловых переговоров. Со временем его начали устраивать в Европе. В России такие мероприятия распространились в конце 1990-х.

Общая информация про кофе-брейки

Пауза на кофе — важная часть рабочего дня во время деловых встреч, научных конференций, симпозиумов и др.

Цель проведения

Во время официальных мероприятий необходимость обрабатывать большое количество информации и сидячее положение быстро истощают организм. Поэтому организаторы устраивают кофе-брейк, целью которого является восстановление сил за чашкой ароматного напитка. Это время можно использовать для осознания полученных знаний, общения с другими участниками, отдыха.

Правила мероприятия

Во время планирования кофейного тайм-аута учитывают статус и количество участников, продолжительность мероприятия. Стандартно на него выделяют максимум 40 минут. Гостям предлагают чай, кофе и легкую еду.

Этикет

Организация мероприятия начинается с выбора места проведения. Для небольшого количества гостей можно выделить зону отдыха в помещении, где проходит событие. Если собирается больше 15 человек, лучше выбрать другую комнату.

При проведении кофе-брейка придерживаются следующих правил:

1. Промежутка от 15 до 40 минут хватит, чтобы передохнуть, но мало для полного расслабления.
2. Кофе-брейк устраивают через каждые 2,5-3 часа. Если планируется длительное мероприятие, прерываются 3-4 раза.
3. Кроме чая, кофе и других напитков, подают легкие закуски (канапе, сэндвичи, сладкую выпечку).
4. Первый кофе-брейк проходит в начале собрания, последний — фуршет — после окончания переговоров или конференции.
5. Пауза предполагает общение, поэтому музыка, телевизор и развлечения в помещении будут лишними.
6. Нельзя забирать закуски с собой в зал, где проводится встреча.

Формат мероприятия зависит от статуса участников и вида собрания. На деловых переговорах, семинарах или на работе за чашкой напитка гости общаются в неформальной обстановке, поэтому лучше организовать самообслуживание.

Международные встречи требуют проведения кофейной паузы, которая напоминает банкет с высоким уровнем сервиса.

Тонкости организации

При подготовке такого отдыха учитывают меню и сервировку. Чем выше положение участников мероприятия в обществе, тем дороже продукты. При составлении меню необходимо помнить, что планируется перекус, а не полноценный обед. Большое внимание уделяют качеству и количеству напитков. Для собраний высокого уровня обязательно предлагают натуральный кофе и чай. Чтобы они не остыли, допускается использование ресторанных термосов.

Выбор посуды зависит от национальности приглашенных лиц и уровня события. Для европейцев важна гигиена, поэтому для них приобретают одноразовые тарелки и приборы в индивидуальных упаковках. Россияне воспринимают такую сервировку как признак экономии. Для влиятельных персон выбирают фарфоровую, стеклянную или хрустальную посуду.

На крупные мероприятия нанимают бариста и кофе-леди, обязанности которых включают приготовление и подачу напитков.

Варианты меню

Для семинаров, международных конференций, деловых переговоров разрабатывают разные меню. Они отличаются количеством позиций и видами напитков. Базовый набор предполагает подачу кофе и чая со сладкой выпечкой. На кофе-брейке для важных персон дополнительно выносят воду, соки, много холодных закусок.

Базовое

Обязательно предлагают черный и зеленый чай в пакетиках, растворимый кофе. Дополнительно на стол выставляют лимон, сливки, сахар. К напиткам подают сладкую выпечку: маффины, кексы, шоколадное и песочное печенье.

Эконом

Этот вариант подходит для питания офисных работников. Кроме стандартных напитков, в бюджетное меню входят ягодные и фруктовые соки. Гостям предлагают канапе с разной начинкой (паштетом, огурцами, ветчиной, сыром), шоколадные конфеты, выпечку.

Традиционное

Такую паузу устраивают на конференциях или важных деловых переговорах. Предпочтение отдают более сытным блюдам по сравнению с бюджетным вариантом. Традиционное меню содержит сэндвичи (с курицей и листьями салата, бужениной, семгой, салями), канапе и 2-3 вида сыра на шпажках.

В список напитков входят кофе в зернах, несколько сортов чая (в пакетиках), соки, вода с газом и без. На десерт подают круассаны, конфеты и фрукты.

Премиальное

Меню разрабатывается для событий, где собираются гости со статусом VIP. Маленькая ошибка может стоит организаторам репутации. Часто они нанимают кейтеринговые компании, чтобы превратить время отдыха в мини-банкет.

В меню премиум-класса содержится много позиций:

• натуральный кофе;
• черный, зеленый чай;
• соки;
• морсы, лимонады из свежих фруктов и ягод;
• вода в стеклянных бутылках (с газом и без);
• мясные и овощные сэндвичи;
• тарталетки (с икрой, креветками, сыром);
• канапе с разными начинками;
• сыры, фрукты на шпажках.

Гости могут полакомиться маленькими пирожными, выпечкой (штруделем, шарлоткой, профитролями), шоколадным муссом, сладкими мини-пирожками. В дополнение к напиткам, кроме базового набора, подают мед, джем и сахарозаменитель.

Алкогольное

Алкоголь включают в меню для кофейного перерыва на полуофициальных встречах или в конце мероприятия. Кроме стандартных напитков и блюд, в него входят горячие закуски и столовые вина.

Традиции coffee break со всего мира

Жители разных стран ежедневно выделяют несколько минут, чтобы выпить чашку ароматного напитка. Для эфиопов такой отдых — старинный ритуал со множеством правил. Американцы и немцы во время кофе-брейка продолжают работать. Жители Латинской Америки, Швеции и Австрии привыкли пить кофе неспешно в компании друзей или коллег.

В стране явление стало массовым, когда профсоюзам разрешили давать работникам отдых во время рабочего дня. Кофейный тайм-аут происходит каждые 1-1,5 часа, но у американцев нет специального перерыва. Они не прерывают работу или переговоры, поэтому закуски предпочитают легкие. Посуду можно использовать стандартную (включая бумажные стаканы). Достаточно 2-3 видов напитка, приготовленных из натуральных зерен.

Эфиопия

У эфиопов buna tetu, что переводится как «пить кофе», длится около 3 часов. Они не приветствуют быстрые кофейные паузы и не ограничиваются 1 чашкой. Здесь приготовление и употребление напитка — ритуал, показывающий уважение и приветственное отношение к приглашенным.

Церемония проводится с соблюдением таких правил:

1. Перед обжаркой зерен сжигают фимиам, чтобы отогнать злых духов.
2. Приготовлением занимается самая младшая женщина в доме.
3. Обжаренные зерна дают понюхать всем гостям, чтобы они почувствовали аромат.
4. Напиток готовят в джебене — сосуде для заваривания кофе.
5. Первым его пробует старший член семьи.
6. Каждый гость пьет 3 чашки. Эфиопы считают, что первая дает почувствовать вкус, вторая — приносит удачу, третья — благословляет.
7. Во время такого перерыва не принято обсуждать дела.

Гостям предлагают несколько сортов разной крепости. Ароматный напиток разливают в чашки из бамбука, керамики или фарфора. Они не имеют ручек, поэтому их нужно держать за ободок. Buna tetu могут устраивать 3 раза в день.

Швеция

Отдых за чашкой кофе называется фика. Он является частью повседневной жизни шведов. В офисах, университетах, школах перерыв делают минимум 2 раза в день по 10-30 минут. Местные жители пьют свежий напиток в компании друзей и коллег. Фика — повод расслабиться и не спешить, поэтому вести деловые разговоры в это время не положено.

Скандинавы добавляют в гущу свежие зерна, чтобы заварить кофе второй раз. Поэтому в Швеции предпочитают слабую обжарку. По традиции предлагают 7 видов домашних пирогов. Шведы пьют кофе с куском торта, булочкой с корицей, шоколадным печеньем или несладкими закусками. Часто они добавляют в напиток алкоголь.

Латинская Америка

В регионе во второй половине дня принято делать перерыв, который называется Merienda. Это легкий перекус между сытным обедом и ужином. Он включает кофе, чай, горячий шоколад, спиртное. На закуску предлагают нарезанные фрукты, печенье, йогурт. Летом горячие напитки заменяют коктейли и соки. Аргентинцы и парагвайцы отдыхают около 5 часов вечера. Они пьют мате или травяной чай с тостами, булочками, тортом. На стол всегда ставят мед, сливочное масло, джем.

Австрия и Германия

В этих странах с 10 до 11 часов утра устраивают второй завтрак. Многие предпочитают натуральный напиток, к которому подается большое количество закусок в отдельных тарелках. Австрийцы не любят пить его в спешке. За чашкой крепкого кофе со сливками они беседуют с друзьями, читают газеты. В Австрии к нему всегда подают стакан воды и рогалик. В Германии длительных кофе-брейков нет. В рабочее время немцы отдыхают 2 раза в день по 5-10 минут. Они пьют кофе, не отрываясь от работы, а расслабляются во время обеда.

Новая Зеландия

Кофейный перерыв местные жители называют smoko. Работникам предоставляют время на отдых 1-2 раза в день в зависимости от продолжительности работы. Они пьют чай или кофе, беседуя с коллегами. Новозеландцы предпочитают вместо еды выкурить сигарету.

Известный в России высококвалифицированный бариста с девятилетним стажем в сфере кофеваров. Автор десятков кофейных рецептов. Обладатель множественных наград на зарубежных конкурсах бариста.