Журналы в аптечной организации

В какой аптеке должны заполняться специальные журналы, предназначенные для фиксации движения и условий хранения лекарственных препаратов, охраны труда сотрудников организации, регистрации распоряжений и приказов, взаимодействия с медицинскими организациями и так далее.

Виды журналов

Журналы для аптек могут быть обязательными, специфическими и необязательными. Рассмотрим их особенности подробнее:

Обязательные журналы для аптечной организации. Это необходимые документы, которые нужны в каждой аптеке. Правила надлежащей аптечной практики это жестко регламентируют.

Специфические журналы для аптечной организации. Это специфические журналы для аптек, которые работают с определенными условиями. Например, отпускают рецептурные препараты или работают с льготными категориями покупателей.

Необязательные журналы для аптечной организации. Это дополнительные журналы, которые облегчают работу сотрудников в аптечном пункте или аптеке. Заполнение и оформление журналов этой группы ведется исходя из потребностей организации.

Внимание! Законодательство не ограничивает список журналов в аптеке. Каждая фармацевтическая организация может заполнять любые дополнительные журналы, необходимые для ее работы.

«Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения», утвержденные приказом Министерства здравоохранения РФ № 647н от 31 августа 2016 г., определяют стандартную группу журналов, помогающих аптеке качественно выполнять свои функции.

Охрана труда в аптечной организации

журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда;

журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;

журнал регистрации инструктажа по электробезопасности.

Регистрация распоряжений и приказов

журнал регистрации приказов (распоряжений) по предприятию,

журнал учета проверок юридического лица или ИП органами государственного или муниципального контроля (надзора).

Хранение товаров аптечного ассортимента

журнал ежедневной регистрации параметров температуры и влажности в помещениях для хранения лекарственных препаратов, медицинских изделий и биологически активных добавок;

журнал периодической регистрации температуры внутри холодильного оборудования.

Движение и учет ЛП

журнал регистрации результатов приемочного контроля;

минимальный ассортимент лекарственных препаратов, необходимых для оказания медицинской помощи, отсутствующими на момент обращения покупателя;

журнал учета лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности;

журнал учета дефектуры;

журнал учета рецептов, находившихся (находящихся) на отсроченном обслуживании (при наличии);

журнал учета поступления и расхода вакцин (при наличии).

Движение и учет ПКУ, наркотических и психотропных препаратов

журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, которые входят в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (при наличии);

журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (при наличии);

Работа с медицинскими организациями

журнал учета неправильно выписанных рецептов;

журнал информационной работы с медицинскими организациями о порядке обеспечения отдельных категорий граждан лекарственными препаратами и медицинскими изделиями бесплатно, продаже лекарственных препаратов и медицинских изделий со скидкой.

При необходимости руководитель аптечной организации может ввести в работу и другие формы и виды журналов.

За хранение, ведение, обеспечение доступа к документам и, при необходимости, их восстановление отвечают уполномоченные сотрудники аптеки, которых назначает руководство аптеки.

Журналы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях. Срок их хранения регламентируют нормы и требования об архивном деле.

Журналы производственных аптек

Отдельно можно отметить производственные аптеки, которые, помимо перечисленных выше, должны вести дополнительные журналы:

регистрации результатов контроля стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий;

регистрации режима стерилизации исходных лекарственных средств, вспомогательных материалов, изготовленных лекарственных препаратов, посуды и прочих материалов;

регистрации результатов органолептического физического и химического контроля ЛС, изготовленных по рецептам, требованиям и в виде внутриаптечной заготовки, тритураций, концентрированных растворов, спирта этилового или фасовки лекарственных препаратов;

регистрации результатов контроля очищенный воды или воды для инъекций;

результатов контроля ЛС на подлинность.

Форма ведения журналов

Несмотря на то, что большинство журналов можно вести как в бумажном, так и электронном виде, некоторые из них закон требует оформлять строго на бумажном носителе. Их необходимо сброшюровать, пронумеровать и скрепить подписью руководителя.

Новые правила отпуска: 30 вопросов о приказе № 403н

Елена Неволина отвечает на вопросы аптек о неправильно выписанных рецептах и спорных пунктах приказа Минздрава об отпуске ЛС

Приказ Минздрава № 403н породил множество вопросов. Со времен принятия Надлежащей аптечной практики ни один документ ещё не вызывал столь бурных обсуждений и ажиотажа. Проконсультировать по вопросам приказа №403н мы попросили Елену Неволину, исполнительного директора Национальной фармацевтической палаты, принимавшую участие в создании многих законопроектов, регулирующих фармацевтическую отрасль. Вебинар Елены Викторовны собрал около 3 тысяч участников из всех регионов страны. Ниже мы публикуем ответы экспертного консультанта, разъяснения по приказу №403н на ключевые вопросы провизоров и фармацевтов.

исполнительный директор ассоцииаций «Аптечная гильдия» и Союз «Национальная Фармацевтическая Палата»

Неправильно выписан рецепт! Отпускать препарат?

Елена Неволина: Если препарат наркотический, то, при всём сочувствии и желании помочь пациенту, может наступить уголовная ответственность. Поэтому не стоит. А если речь идет об «обычном» бланке 107, то, конечно, можно отпустить. При этом неправильно оформленный рецепт нужно занести в журнал.

Как аптеке обосновать для проверяющих отпуск препаратов по неправильно оформленному рецепту?

Елена Неволина: Согласно приказу №403н Минздрава, сведения о неправильно оформленных рецептах должны заноситься в журнал, и такая информация должна доноситься до руководителей медицинских организаций. Кстати, главный врач также может дать аптеке обратную связь и сказать, что, допустим, по таким то рецептам лучше не отпускать препараты. Такие случаи бывали.

В случае проверок аптекам как раз поможет журнал неправильно оформленных рецептов. Если он правильно заполнен, с указанием всех реквизитов, а также с отметками о том, что приняты меры по работе с медицинскими учреждениям, то у проверяющих, пусть даже из прокуратуры, не должно возникнуть вопросов.

Но опять же, стоит отметить, что здесь важную роль будет играть количество отпущенных препаратов по таким рецептам. В случае если разница между количеством рецептов и отпущенных препаратов будет большой, то здесь журнал уже, скорее всего, не поможет.

КАЛЬЦИДРИНК

КОМПЛЕКСНОЕ АНТИ-ЭЙДЖ ПИТАНИЕ ДЛЯ КОЖИ, КОСТЕЙ, ВОЛОС И НОГТЕЙ!

КОЛЛАГЕН + МИНЕРАЛЫ + ВИТАМИНЫ + РАСТИТЕЛЬНЫЕ ЭКСТРАКТЫ

Применяется при высоких нагрузках и стрессе! Питает волосы и ногти, улучшает состояние кожи. Поддерживает нормальный метаболизм в костных тканях.

БАД. Не является лекарством.

Рецепт выписан на три упаковки, а посетитель хочет купить одну. Что делать?

Елена Неволина: Согласно приказу 403н и порядке отпуска лекарственных препаратов, такой рецепт оформляется печатью «лекарство отпущено» вместе с указанием количества препарата. Рецепт возвращается.

А если пациент предъявляет рецепт, в котором также содержатся три лекарства. Он хочет приобрести только одно, однако это ЛС подпадает под п. 14 нового приказа №403н МЗ РФ, т. е. рецепт на него должен храниться в аптеке 3 месяца. Должна ли аптека забирать такой рецепт, если два остальных препарата по нему еще не отпущены?

Елена Неволина: Если аптека не может полностью обеспечить посетителя по рецепту, то такой рецепт следует оформить штампом, что лекарство отпущено, и вернуть рецепт. Иначе больной не получит должного лекарственного обеспечения. А уже та аптека, которая полностью «закроет» рецепт, может его у себя оставить.

В случае с проверяющими всё зависит от конкретного случая. Если аптека отпустила условно 50 упаковок без рецепта и будет аргументировать это тем, что рецепты были годичные, скорее всего, такое оправдание не будет приниматься. Здесь уже будет тяжело что‑то доказывать. А если таких препаратов было отпущено 3–5, то проверяющим всегда можно объяснить ситуацию. А именно, что это был рецепт, по которому аптека не могла полностью обслужить пациента, либо был выписан рецепт со сроком действия 1 год или 2 месяца.

Врачи пишут только торговое наименование!

Елена Неволина: Это нарушение, только если рецепт льготный. Если рецепт за полную стоимость, то мы должны обслужить такой рецепт. Если врач выписал такой рецепт, то, скорее всего, он объяснил пациенту необходимость применения именно этого препарата.

Какие меры ответственности предусмотрены согласно изменениям и дополнениям по приказу №403н для медицинских учреждений по факту неправильно выписанных рецептов? Контролирует ли этот вопрос Росздравнадзор?

Елена Неволина: Росздравнадзор будет контролировать этот вопрос. Параллельно с ужесточением требований к правилам отпуска ЛС сейчас вводится ответственность врача за выписку рецепта. Теперь врача могут материально наказать за невыписку рецепта или за его неправильное оформление. Поэтому для фармацевтов очень важно вести журнал «неправильных рецептов» и заносить туда информацию, с кем именно была проведена беседа в медицинской организации. Росздравнадзор, посмотрев такой журнал, может использовать данные из него как основание для проверки медицинской организации.

А какие меры должен принять фармацевт по поводу неправильно оформленного рецепта, если пациент из другого города или региона?

Елена Неволина: Четких рекомендаций в приказе №403н по данному вопросу нет. Здесь стоит смотреть, какой препарат выписан. Понятно, что связываться с другим регионом нет большого смысла. Но, в зависимости от препарата, может быть, нет смысла и отпускать его по неправильному рецепту. В любом случае позвонить в такую медицинскую организацию не будет лишним. Контакты должны быть в штампе.

В рецепте препарат выписан по торговому наименованию. Где в рецепте найти пометку о том, что он выписан по решению врачебной комиссии?

Елена Неволина: В приказе Минздрава № 1175н от 20.12.12 перечислены все требования к оформлению рецепта. В том числе там есть описание рецептов, выписанных по решению врачебной комиссии. Если это не льготный бланк, то оснований не отпустить лекарство не должно быть.

Если рецепт выписан на 148‑м бланке, а должен быть на 107‑м — является ли отпуск нарушением?

Елена Неволина: Такой рецепт надо записать в журнал как неправильно оформленный, но лекарство отпустить. Потому что 148 условно «выше», чем 107.

Считается ли нарушением, если на 148 м рецепте в штампе не указан телефон медорганизации? И что говориться в приказе №403н Минздрава, если на рецепте лишние печати?

Елена Неволина: Если нет номера телефона, то должен быть хотя бы адрес и все‑таки телефон если не организации, то врача выписавшего рецепт. По поводу лишних печатей: если это рецепт 107‑НП, то это серьезное нарушение. Другие формы — заносим в журнал, препарат отпускаем.

Можно ли отпустить препарат по рецепту, в котором слова «по специальному назначению» или «хроническому больному» написаны сокращенно, т. е. не полностью?

Елена Неволина: Если печати присутствуют и стоит подпись медицинского работника, то можно отпустить. Но опять же занести такой рецепт в журнал «неправильных».

Есть ли в приказе №403н МЗ РФ указания о нормах отпуска спиртосодержащих настоек (валерьянка, боярышник)? Какими нормативными актами это сейчас регулируется?

Елена Неволина: Норм отпуска нет. Отпускаем столько, сколько выписано в рецепте или сколько просит посетитель, если препарат безрецептурный. Это касается не только спиртосодержащих, но и остальных безрецептурных препаратов.

А перманганат калия? Нет норм отпуска!

Елена Неволина: Здесь просто — сколько просят, столько и отпускаем.

Как правильно отпускать лидокаин аэрозоль?

Елена Неволина: Аэрозоль — это, в соответствии с Государственной фармакопеей, «самостоятельная» лекарственная форма. Это не «жидкая лекарственная форма».

Нужно ли оставлять в аптеке рецепт на левомицетиновый спирт на 3 месяца? Есть ограничения по отпуску?

Елена Неволина: Если это 1 %-ный спирт, то такой препарат безрецептурный, следовательно, отпускаем сколько надо покупателю. Приказом Минздрава №403н норм отпуска нет.

А как рассчитать содержимое спирта в объеме готовой продукции?

Елена Неволина: В инструкции всегда есть указания. Путем изучения ГРЛС мы не нашли лекарственных форм, которые должны отпускаться по рецепту врача.

Если рецепт 60 дней или 1 год, то ставим отметку и возвращаем. А как потом подтвердить отпуск?

Елена Неволина: Приказом 403н от 11.07.2017 мы никак не должны это подтверждать. Минздрав не дает указаний, что это необходимо.

Что делать после трех месяцев хранения рецептов? Если уничтожать, то по акту какой формы?

Елена Неволина: После трех месяцев хранения они уничтожаются. Акт утверждается руководителем организации самостоятельно. В него заносим все необходимые реквизиты, чтобы показать, что такой рецепт действительно уничтожен.

Допускается ли нарушение вторичной упаковки при розничной реализации?

Елена Неволина: По требованию посетителя, допустимо. Он может попросить, например, разделить препарат, потому что не имеет возможности купить препарат по экономическим соображениям.

А можно ли разукомплектовать препараты, если они из списка ЖНВЛП?

Елена Неволина: Норма приказа №403н Минздрава РФ не устанавливает никаких ограничений в плане нарушения вторичной упаковки. Единственное требование, чтобы цена за единицу отпуска не превысила в сумме зарегистрированную в реестре стоимость плюс розничную надбавку. Здесь самое главное, что при делении упаковки округлять ее стоимость можно только в меньшую сторону.

Какие журналы нужно вести при нарушении вторичной упаковки?

Елена Неволина: Лабораторно-фасовочный журнал при нарушении вторичной упаковки вести не надо. Эта норма упразднена. Обязательно к препарату надо приложить инструкцию по применению или ее копию.

Согласно приказ №403н Минздрава при отпуске указывать ФИО сотрудника полностью или достаточно инициалов?

Елена Неволина: Фармацевт может указать только фамилию и инициалы.

Отпуск по рецептам 107‑НП: надо ли прикреплять ксерокопии паспортов больного и получателя к доверенности?

Елена Неволина:На обратной стороне бланка при отпуске ставится отметка о доверенности. Сам приказ МЗ РФ №403н требований к хранению доверенности или их копий не предъявляет.

Что делать фармацевту, если рецепт должен оставаться в аптеке, но он нужен пациенту для предъявления возмещения?

Елена Неволина: Это в другом приказе. Конкретнее, в приказе Минздрава № 1175н от 20.12.12. Согласно ему пациенту для возмещения денежных средств выписывается рецепт с копией.

Прокомментируйте, пожалуйста, пункт приказа №403н о порядоке отпуска иммунобиологических препаратов в специальном контейнере.

Елена Неволина: Минздрав в разъяснениях ответил, что для транспортировки может использоваться термос. Также нужно обязательно уведомить пациента об особенностях транспортировки и хранения. Если посетитель отказывается от термопакета, а вы выяснили, что таким образом будет нарушен температурный режим при транспортировке, то вы можете и отказать в отпуске такого препарата.

А как вы можете прокомментировать запрет на отпуск иммунобиологических препаратов для ИП в новом порядке отпуска приказа №403н?

Елена Неволина: Порядок отпуска должен соответствовать требованиям законодательства. К сожалению, в законе «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» (№ 157‑ФЗ от 17.09.98) нет упоминания индивидуальных предпринимателей. Однако если смотреть СанПиН по перевозке и хранению иммунобиологических лекарственных препаратов (№ 19 от 17.02.16), то там в холодовой цепи уже есть указание на ИП.

Журнал по дефектуре можно вести в электронном виде?

Елена Неволина: Можно. Это устанавливается приказом руководителя по организации.

Чем подтверждать согласие пациента на другую дозировку?

Елена Неволина:Такого требования в приказе №403н с изменениями и дополнениями нет.

Печать для рецептов может быть круглой или треугольной?

Елена Неволина: Это опять же приказ № 1175н. Если требований к форме печати нет, то и фармацевту нечего требовать.

Как правильно оформить обратную сторону льготных рецептов согласно приказу №403н Министерства Здравоохранения?

Елена Неволина: Учитывая, что льгота прикреплена к определенной аптеке, то здесь можно и не указывать все реквизиты, за исключением тех, которые являются переменными. Например, торговое наименование, которое фактически отпустили.

Нашли ошибку? Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter.